Дата в документах: правила написання

Дата показує, коли документ склали, підписали, подали або зареєстрували. Від неї можуть обчислювати строки розгляду заяви, виконання домовленостей чи чинності окремих положень. В одному документі інколи зазначають кілька дат, і кожна має своє значення. Наприклад, дата складання може не збігатися з датою підписання чи отримання.

Які формати написання дати використовують

Дату в документі можна оформити двома способами:

• Цифровий: 05.08.2026. День і місяць пишуть двома цифрами, рік - чотирма, а між ними ставлять крапки. Після року крапка не потрібна.
• Словесно-цифровий: 5 серпня 2026 року. Назву місяця пишуть із малої літери, а перед однозначним числом нуль не ставлять.

У листуванні з іноземними партнерами допускається зворотний порядок: 2026.08.05. У нормативно-правових актах і документах, що містять фінансові відомості, використовують словесно-цифровий формат.

Місце дати залежить від виду та структури документа. Наприклад, у заявах її зазвичай зазначають наприкінці тексту, поруч із підписом заявника. У листах, довідках і наказах дата належить до основних реквізитів, тому її розміщують у верхній частині документа. Водночас у договорах дату часто вказують на початку, разом із назвою населеного пункту. За потреби сторони також зазначають дати біля своїх підписів.

Як правильно писати день, місяць і рік

У цифровому форматі день і місяць подають двома цифрами, а рік - чотирма: 05.08.2026. Якщо число або місяць однозначні, перед ними ставлять нуль. Словесно-цифровий запис має інший вигляд: 5 серпня 2026 року або 5 серпня 2026 р.

Назву місяця пишуть із малої літери в родовому відмінку. Скорочення «р.» ставлять після року з пробілом, а крапку після цифрового запису дати не додають. В одному реквізиті варто дотримуватися обраного формату без змішування різних способів написання.

Як виправити неправильно зазначену дату

Якщо помилку помітили до підписання, дату можна просто виправити в електронному файлі або повторно надрукувати документ. Після підписання діяти варто обережніше. Закреслення, дописки чи виправлення від руки можуть викликати сумніви щодо достовірності документа.

У такій ситуації зазвичай оформлюють новий примірник. Для окремих документів зміни вносять у встановленому порядку, наприклад, шляхом додаткової угоди, наказу або окремої заяви.

Що варто запам’ятати

Формат дати обирають з урахуванням виду документа та вимог до його оформлення. Цифровий запис зручний для заяв, листів і стандартних форм, тоді як словесно-цифровий частіше використовують у договорах, фінансових документах та офіційних текстах.

Перед підписанням варто перевірити не лише саму дату, а й те, чи відповідає її формат решті документа.